Archive for the 'Técnicas e Ferramentas' Category

Analise e resolva seus problemas através das Nove Janelas

abril 24, 2008

Um obstáculo comum à inovação é a dificuldade de definir o problema devido à complexidade da situação. Problemas complexos precisam ser analisados sobre distintas perspectivas para serem adequadamente entendidos e definidos. A técnica Nove Janelas pode ajudar a desvendar a complexidade de forma que o problema se torne mais claro. É uma ferramenta visual que permite analisar a situação sob diferentes perspectivas, especialmente em pensar sobre o problema a resolver em termos de TEMPO e ESPAÇO.

O princípio básico desta técnica consiste em dividir o universo do problema em nove segmentos, conforme mostrado na figura 1.

Nove janelas

Figura 1: Nove Janelas

No uso da técnica das Nove Janelas, o conceito de futuro é bastante elástico, tanto pode ser no minuto seguinte, como no próximo dia, semana, mês, ano ou século. O mesmo com o conceito de passado.

A maior dificuldade no uso desta técnica pode ocorrer na identificação do subsistema e do macro sistema. O subsistema consiste das partes que formam o sistema; o macro sistema é o ambiente onde o sistema funciona. O quadro a seguir mostra alguns exemplos destes três conceitos e suas relações.

Exemplo 1

Exemplo 2

Exemplo 3

Macro sistema Transporte Editora
Livrarias
Prédio
Condomínio
Sistema Automóvel Livro Apartamento
Subsistema Motor
Freios
Carroceria
Páginas
Palavras
Conceitos
Imagens
Paredes
Telefonia
Hidráulica
Portas

Na figura 2 usamos o exemplo do projeto de uma caneta para ilustrar alguns dos vários aspectos relativos ao tempo e espaço que devemos considerar quando pensarmos de maneira mais completa a respeito do projeto de um novo produto ou na solução de um problema.

A janela central, Sistema-Presente, é onde automaticamente nosso cérebro se concentra toda vez que confrontado com uma situação ou problema a solucionar. Em outras palavras, se formos solicitados a pensar sobre o projeto de uma caneta melhor, o nosso cérebro imediatamente forma a imagem de uma caneta (o sistema) sendo usada para escrever (o presente). A técnica das 9 Janelas abre outras perspectivas e nos leva a pensar sobre a caneta:

  • num contexto maior (o macro sistema) incluindo a pessoa segurando a caneta, o papel usado, a mesa, etc;
  • num contexto menor (o subsistema): os componentes da caneta como a pena, a tampa, a tinta, etc;
  • no passado: fabricação, empacotamento, transporte, preparação para escrever, etc;
  • no futuro: o que acontece com a caneta imediatamente após terminarmos de escrever, seu descarte ao final de sua vida útil, etc.

A técnica das Nove Janelas nos ajuda a superar a inércia mental que nos prende ao tempo presente e ao nível do sistema. Esta técnica nos encoraja a pensar de uma forma mais holística, pois e projeto de uma caneta não diz respeito somente ao que acontece quando a caneta está escrevendo, mas a muitos outros aspectos, dos quais alguns poucos são mostrados na figura 2.

Nove Janelas_Canetas

Em resumo, ao pensarmos sobre a melhoria do projeto de um produto, ou na solução de um problema, podemos enfocar o problema sob nove diferentes perspectivas, combinando os enfoques temporais (passado, presente e futuro) com os espaciais (subsistema, sistema e macro sistema). Por exemplo, uma cadeia de hotéis na Suécia projetou os móveis de seus apartamentos pensando não somente nos custos atuais e no conforto de seus hóspedes, mas também nos custos futuros de descarte dos mesmos e nas possibilidades de reciclagem e reaproveitamento.

Há diversas maneiras de se usar os conceitos de passado, presente e futuro para analisar e solucionar um problema. Um método simples envolve a formulação das seguintes perguntas em cada uma das nove janelas:

  • Passado: Se eu pudesse retornar no tempo e fazer algo para prevenir este problema, o que eu faria?
  • Presente: Se eu pudesse fazer algo diferente neste momento para evitar a ocorrência deste problema, o que eu faria?
  • Futuro: O problema está acontecendo e eu não fui capaz de evitá-lo. Como resolvê-lo?

A técnica das Nove Janelas fornece até nove perspectivas para olhar o problema. Ela nos ajuda a olhar o problema sob uma perspectiva mais ampla, a visão da floresta, como também sob uma perspectiva mais voltada para os detalhes, a visão das árvores. Algumas vezes você conseguirá responder a todas as nove perguntas, outras vezes somente algumas. De qualquer forma, esta técnica abre novos e amplos caminhos para sua criatividade.

A técnica das Nove Janelas pode ser usada nas diversas etapas do processo de análise e solução de problemas: definição do problema, coleta de dados, análise das causas, geração de idéias, seleção e avaliação de soluções.

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Você está pronto para inovar?

abril 15, 2008

Você não tem de fazer o que não deseja fazer, mas para se tornar um inovador você tem de fazer algumas escolhas. Eis algumas destas escolhas. Qual a sua decisão?

Marque sua reposta:

N = De jeito nenhum
T = Vou tentar
S = Sim, sem dúvida

Você deseja Marque
1. Se tornar mais aberto a mudanças? (inovar é mudar).  
2. Destruir o que você sabe para ganhar novos conhecimentos? (Você não pode fazer o que nunca fez até que se torne o que nunca foi).  
3. Tornar seu trabalho mais alegre?  
4. Ser empurrado para além do que é normal?  
5. Deixar de lado a palavra estranho e usar mais a palavra diferente? (Ser mais tolerante para compreender melhor).  
6. Assumir alguns riscos de rejeição para ter algumas idéias implementadas?  
7. Ajudar outros a mudar? (Você fará por outras pessoas o que não faz para si mesmo).  
8. Se associar e compartilhar com outros? (duas cabeças juntas criam centelhas).  
9. Perguntar mais e se defender menos? (Você já sabe o que você sabe).  
10. Renunciar a algo velho para considerar algo novo? (Ao menos pensar a respeito para ter opções).  
11. Ser você mesmo e expressar seus pensamentos? (Tirar a máscara)  
12. Descobrir o que está atrás de uma decepção? (Poderoso é aquele que conhece a si mesmo).  
13. Examinar seus fracassos e ver as lições que pode aprender?  
14. Deixar de lado o passado para poder progredir no presente? (O maior obstáculo para o futuro é o nosso sucesso no passado).  
15. Deixar que as outras pessoas progridam no seu próprio ritmo? (A não ser que o seu ritmo seja considerado o modelo universal).  

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Programa de sugestões: como obter ideias melhores e úteis

março 8, 2008

Quando se fala em promover a participação dos trabalhadores nas iniciativas de inovação, a caixa de sugestões é uma das idéias sempre presentes. Na maioria das vezes, esta idéia é recebida com um grande entusiasmo. A direção cria expectativas sobre as extraordinárias melhorias e economias que serão obtidas. Os trabalhadores sonham com as possibilidades de prêmios e reconhecimento de seus talentos e criatividade. Usualmente, tudo isso termina com decepções e as caixas abandonadas e poeirentas são os testemunhos de mais uma boa intenção malograda.

As causas principais dos fracassos dos programas de sugestões são a falta de foco e de uma estratégia para promover e direcionar a criatividade da força de trabalho. Normalmente, as caixas de sugestões são criadas com o objetivo de se obter um grande número de idéias, na esperança de que alguma coisa útil seja colhida deste processo solto e sem rumo. Doce ilusão, pois o que se obtém são idéias impraticáveis, ou que pouco têm a ver com o negócio da empresa e seus problemas mais prementes.

Assim sendo, o desafio que se coloca é a geração de idéias que resolvam problemas específicos ou que identifiquem novas oportunidades relacionadas ao negócio da empresa. Ao lançar um programa de sugestões, devemos cuidar para que a criatividade seja realmente aplicada na solução destes problemas e na busca de novas oportunidades relevantes. Há quatro meios de se conseguir isto:

1. Mude a inovação de reativa para proativa

Ao invés de esperar por idéias que as pessoas queiram submeter, a empresa deve tomar uma atitude proativa e dizer às pessoas sobre que temas específicos elas devem trabalhar. Os temas deverão refletir as preocupações mais urgentes, atuais e relevantes, tais como: redução de desperdícios, atrasos e reclamações; melhoria da qualidade e da produtividade, etc. Agindo assim, a empresa terá um número menor de idéias, mas que serão mais relevantes e práticas.

2. Direcione a criatividade

Focalize seus desafios e oportunidades mais relevantes. Estabeleça quais os Problemas, Oportunidades, Ameaças e Tendências específicas você quer atacar. Expresse estes desafios e oportunidades em ações diretamente ligadas ao dia a dia dos trabalhadores. De novo, esta abordagem reduzirá a quantidade de idéias, mas resultará em idéias que podem ser implementadas e que estão de acordo com as necessidades e prioridades da empresa.

3. Motive sua equipe

Informe sua equipe quais são os principais desafios que a empresa enfrenta e que tipos de mudanças ela precisa fazer para se manter competitiva e lucrativa. Explique as razões de cada tema escolhido e por que a empresa necessita de idéias inovadoras nestes temas. Fale também como as idéias serão avaliadas e como as melhores serão implementadas e premiadas.

4. Prepare sua equipe

Como toda habilidade, a criatividade pode e deve ser aprimorada. Entusiasmo e boa vontade não são suficientes para vencer as barreiras culturais, abandonar os velhos hábitos e superar as deficiências na análise e solução de problemas. Arme sua equipe com as ferramentas básicas de criatividade e solução criativa de problemas. Escolha e treine também facilitadores que apoiarão as equipes no uso destas ferramentas.

Em resumo, se você quer idéias inovadoras e práticas, direcione a imaginação de sua equipe para desafios bem definidos e arme-a com as ferramentas para vencer as barreiras à criatividade e trilhar novos caminhos.

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Regras para a solução criativa de problemas

fevereiro 27, 2008

Mesmo que sejamos muito criativos e brilhantes em encontrar soluções, se estivermos trabalhando no problema errado, estamos perdendo tempo e dinheiro. Quando recebemos um problema para solucionar, é muito provável que ele venha definido de uma forma vaga e enganosa. Assim, o primeiro e o mais importante passo é obter uma definição correta e em que você possa trabalhar objetivamente. Ao definir mal um problema, você estará tomando um caminho que o afasta do problema real e de qualquer possibilidade de solução.

Depois de mais de 30 anos trabalhando em empresas de diversos setores, aprendi algumas regras que podem facilitar a identificação, compreensão, solução e verificação de problemas.

Espero que elas lhe sejam úteis.

Regra 1:
Não suponha que você compreende o problema.
  Este é um dos erros mais comuns na solução de problemas: pensar que você sabe o que está acontecendo sem olhar com profundidade ou sem obter informação bastante para entender a situação. Antes de começar a solucionar qualquer problema, dedique algum tempo para estar absolutamente certo de você entende o que está acontecendo. Lembre-se de que as aparências enganam. Muitas vezes um problema aparentemente técnico, tem suas raízes em falhas nas comunicações, desmotivação, liderança fraca, ou outras causas de natureza organizacional e gerencial.
Regra 2:
Não suponha que a pessoa que relata o problema também o compreende
  As pessoas descrevem os problemas de muitas formas diferentes, algumas chegam a serem bizarras. Muitas vezes elas apresentam percepções superficiais ou destorcidas que nada têm a ver com o problema real. Outras vezes elas apresentam informações desconexas, baseadas no que ouviram ou no que elas pensam que sabem.
Regra 3:
Não suponha que alguém mais entende o problema
  Se você necessita delegar o problema, ou se você está recebendo instruções de outras pessoas para solucionar o problema, não suponha que elas sabem do que estão falando. Ao delegar o problema, certifique-se de que suas instruções foram bem entendidas.
Regra 4:
Não suponha que você tem um único problema
  Às vezes, as coisas são mais complicadas do que parecem. Não é uma boa idéia supor que há um único problema a ser resolvido. Durante todo o processo de solução do problema, mantenha seus olhos abertos para identificar problemas adicionais.
Regra 5:
Não suponha que você tem mais de um problema
  Do mesmo modo, não suponha que há mais de um problema. Como conciliar as regras 4 e 5? Baseie suas conclusões somente no que existe, e não em suas suposições ou em suposições de terceiros.
Regra 6:
Não suponha que o problema seja igual a outro anterior
  Nenhum problema é igual a outro. Supor que o problema atual é semelhante a outro anterior pode levar a replicação de uma solução inadequada.
Regra 7:
Não suponha que se trata de um problema simples ou complexo
  Um problema é o que ele é, nada mais. Alguns são simples, outros complexos. Não assuma nada até concluir suas análises.
Regra 8:
Não confie no que está nos papéis
  Não tire conclusões com base somente em relatórios, memorandos e estatísticas. Saia da sua sala e vá ao campo para ver o problema real, converse com as pessoas que vivenciam e são afetadas pelo problema.
Regra 9:
Não suponha má intenção
  Se encontrar um erro humano, não assuma que se trata de uma ação mal intencionada. Geralmente, os erros humanos resultam de despreparo ou desinformação. Se for o caso, corrija os erros pela melhor informação e treinamento dos operários.
Regra 10:
Investigue as causas do problema
  Faça uma exaustiva investigação para identificar as verdadeiras causas do problema. Aja sobre as causas e não sobre os sintomas. Para isto, pergunte “por que” várias vezes até chegar à causa raiz do problema.
   
Regra 11:
Não aceite o argumento que sua idéia já foi tentada e não funcionou
  Muitas idéias boas são destruídas por implementação mal planejada ou por desistência na primeira dificuldade encontrada. Procure saber com detalhes como foi planejada e executada sua implementação. Se o Inferno está cheio de boas intenções, a estrada de acesso está pavimentada por boas idéias mal implementadas.
   

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Problemas: a solução criativa começa pela definição correta

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Problemas: a solução criativa começa pela definição correta

dezembro 9, 2007

Indagado o que faria se tivesse apenas uma hora para salvar o mundo, Albert Einstein respondeu: “Eu gastaria 55 minutos para definir o problema e 5 minutos para resolvê-lo”.

A definição do problema é reconhecida como um dos mais importantes passos para uma boa solução. Uma má definição pode nos levar a solucionar problemas errados, ocasionando mais perdas de tempo e dinheiro. Os melhores solucionadores de problemas são aqueles que são capazes de olhar os problemas de formas novas e perceber suas distintas nuances.

Freqüentemente, a percepção e a definição correta do problema é mais difícil do que sua solução. Além da habilidade de análise, a definição de problemas complexos requer algumas habilidades adicionais como a sensibilidade para perceber e entender problemas e oportunidades, a coleta e interpretação de dados, a criação e avaliação de diversas opções.

O modo como definimos nossos objetivos e vemos o problema afeta fortemente o modo como abordamos a situação e os resultados que obtemos. Freqüentemente, a definição adotada determina totalmente as ações para a solução. Para ilustrar esta afirmação considere a situação seguinte.

Imagine que você é o administrador de um prédio de escritórios e começa a receber reclamações sobre o serviço de elevadores. A primeira coisa que você faz e tentar definir o problema da melhor forma. As soluções para o problema dependem de como você o define. Examinemos algumas definições e as soluções que elas originam para vermos como a definição condiciona as soluções criadas.

Definição do problema: não há elevadores suficientes.
Solução do problema: aumentar o número de elevadores. Uma solução muito cara.

Definição do problema: os elevadores são muito lentos.
Solução do problema: substituir motores atuais por motores mais potentes. Outra medida dispendiosa.

Definição do problema: pico de demanda em alguns horários.
Solução do problema: reunir as empresas e estabelecer um escalonamento de horários de início e fim de expediente e de horário de almoço. Uma solução que requer difíceis mudanças de hábitos.

Definição do problema: o algorítimo de controle dos elevadores está errado.
Solução do problema: instalar novo sistema de controle informatizado. Solução também dispendiosa.

Definição do problema: muitas pessoas reclamam do serviço de elevadores.
Solução do problema: após ouvir alguns usuários, o administrador concluiu que as pessoas tinham a sensação de que os elevadores eram lentos. A comparação com outros prédios mostrou que esta percepção era exagerada. A solução adotada: colocar espelhos ao lado das portas dos elevadores em todos os andares. As pessoas aproveitam o tempo de espera para se observarem e se arrumarem. As reclamações foram quase totalmente eliminadas.

Explorando os dados

O exemplo acima nos ensina que a definição correta do problema requer uma cuidadosa exploração de informações sobre a situação. Somente assim podemos perceber, entender e focalizar os aspectos relevantes para a solução efetiva do problema. É importante que a situação seja examinada de diferentes pontos de vista, colhendo informações, impressões, percepções e sentimentos. Com isto, pode-se determinar que dados são mais importantes para a compreender a situação e definir o problema corretamente. Muitas vezes, a percepção do verdadeiro problema vem de fontes inesperadas ou usualmente ignoradas. A exploração de dados deve considerar:

Base de Conhecimento e Informação: conhecimento específico sobre eventos, pessoas, lugares ou situações; o que é conhecido e pode ser percebido, medido, calculado, verificado, descoberto, concluído ou inferido; a informação que você pode lembrar e usar.

Impressões: o que seu “sexto sentido” diz sobre a situação, imagens de experiências passadas, intuição e pressentimentos.

Observações: o que você vê, ouve, toca ou sente. Examinando cuidadosamente a situação e registre as informações que você recebe através dos sentidos.

Sentimentos: o impacto da situação sobre as pessoas; sua sensibilidade a sentimentos ou a reações emocionais e afetivas; suas preocupações com harmonia e relacionamentos.

Questionamentos: aspectos sobre as quais você se sente inseguro, confuso ou mal informado; sua curiosidade, os paradoxos ou sentimentos de perplexidade sobre a situação.

Dados do problema

Alguns aspectos comportamentais que interferem na definição de problemas

Algumas deficiências comportamentais interferem na análise dos problemas e freqüentemente resultam no tratamento equivocado dos mesmos. São:

  • Confundir o problema com seus sintomas.
  • Confundir suposições com fatos.
  • Avaliar antes de investigar.
  • Agir rapidamente, antes de pensar.
  • Equiparar novas e velhas experiências, deixando de perceber as especificidades da nova situação.
  • Ficar na superfície e deixar de levantar questões que vão além dos aspectos mais óbvios.
  • Limitar a análise do problema ao seu campo de especialização profissional.
  • Orientar decisões para um único objetivo, ignorando que muitos problemas envolvem múltiplos aspectos que devem ser tratados simultaneamente.

Em resumo, ao explorar os dados, você deve examinar a situação sob diferentes pontos de vista para determinar quais são mais importantes para o completo entendimento da situação e a correta descrição do problema.

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Como dar feedback a pessoas criativas

outubro 18, 2007

Fazer a avaliação de um trabalho criativo não é uma tarefa fácil, pois:

  1. As pessoas criativas tendem a se identificar com seus trabalhos e estabelecer uma forte relação emocional com suas idéias e criações. Por causa disso, elas costumam considerar qualquer crítica aos seus trabalhos como algo pessoal.
  2. O valor de alguns trabalhos criativos é altamente subjetivo. Assim, é muito difícil fazer um julgamento, mesmo quando nos sentimos seguros sobre o tema do trabalho.
  3. Freqüentemente, somos chamados a julgar e tomar decisões sobre trabalhos que estão fora de nosso campo de especialidade.

Contudo, o feedback é vital para a criação de uma equipe altamente inovadora, pois raramente as idéias nascem perfeitas e acabadas. A critica construtiva é uma parte essencial para o aprimoramento das habilidades criativas e para ajudar as pessoas a não perderem os sensos de valor prático e objetividade.

O feedback é essencial, mas como conduzi-lo? Especificamente:

  • Como dar um feedback genuinamente construtivo a um trabalho criativo, mesmo quando não somos especialistas no assunto examinado?
  • Como separar a pessoa do trabalho julgado e evitar que a crítica seja tomada como um ataque pessoal?
  • Como evitar que a rejeição de uma idéia não resulte na perda de entusiasmo e vigor criativo?

Orientações para um feedback eficaz

O modo como você fornece o feedback impacta tanto a forma como é recebido o seu julgamento sobre o trabalho avaliado, como também suas relações futuras com a pessoa que recebe o feedback. Uma abordagem honesta, cortês, leal e objetiva ajuda a construir relações saudáveis e a fortalecer um ambiente de confiança e cooperação. Uma abordagem rude, superficial, desrespeitosa e incoerente mina a motivação, a confiança e o espírito criativo.

Algumas sugestões para conduzir o feedback de forma construtiva:

  1. Seja claro e específico. Cuide para que sua mensagem seja clara e bem compreendida. Evite generalizações, tais como sempre, nunca, todo mundo. Evite também termos que podem levar a interpretações errôneas e a mal entendidos.
  2. Seja honesto, mas sem ser rude. Se for o caso, não faça rodeios sobre os pontos fracos do trabalho e sobre suas razões para julgá-lo inadequado. Em todo caso, não há necessidade de ser brutalmente honesto, especialmente se você continuará a trabalhar com essa pessoa e espera que ela continue a trazer novas idéias.
  3. Dê a sua opinião e não as opiniões de outros. Basear seu feedback em opiniões alheias mostra falta de preparo e desinteresse de sua parte. Se você não estiver seguro sobre alguns pontos do trabalho, admita isso na introdução de seu feedback.
  4. Deixe claro seu papel. Se você não é um expert no assunto, você está na condição de olhar o trabalho sob uma perspectiva diferente. Pode não ser a melhor opinião, mas é diferente. Por exemplo, se você é o gerente, você está perfeitamente capacitado para dar um feedback baseado no conhecimento dos clientes, do mercado, dos tomadores de decisão, etc. Mas tome o cuidado de deixar bem claro em quais perspectivas você está baseando suas opiniões.
  5. Seja explicito sobre seus critérios. Seus critérios podem ser subjetivos, mas ao menos provêem uma referência para seu julgamento. Critérios válidos incluem: seu conhecimento prático, a reação dos tomadores de decisão, a reação dos clientes, o mercado, a competição, os custos, prazos, etc.
  6. Adote uma postura construtiva. Mesmo que você não aprove o trabalho, não deixe de encorajar a pessoa. A criatividade envolve riscos e nem sempre conseguimos criar uma obra prima e uma das atitudes mais valiosas é a de encorajar as pessoas nos momentos de fracassos. Ressalte os pontos positivos da idéia e das atitudes da outra pessoa. Lembre-se de que, mesmo a idéia não sendo boa, a outra pessoa teve iniciativa e se esforçou para superar obstáculos. Destaque os pontos positivos que ela pode aprimorar e usar nos seus próximos trabalhos.

Se você tiver de desaprovar um trabalho criativo, faça-o mas sem o ônus de azedar as relações e de destruir o espírito criativo de sua equipe. Pelo contrário, use sempre o feedback, mesmo o negativo, como uma excelente oportunidade de aprendizado e de estimulo para o fortalecimento da motivação e das habilidades criativas.

Recebendo feedback

Algumas pessoas interpretam o feedback como pura crítica e se recusam a ouvir. Outras o vêem como um massacre psicológico, a confirmação de suas fraquezas. Outras só querem ouvir elogios, mas nada que sugira imperfeições.

Este não é o caso de todos, certamente. Algumas pessoas aceitam o feedback, mesmo que seja perturbador, pois acreditam que pode ajudá-las a crescer e a desenvolver suas habilidades criativas. Algumas dicas para aqueles que pretendem tirar o máximo proveito do feedback sobre seus trabalhos e idéias:

  1. Ouça com atenção. Não interrompa e ouça o que seu interlocutor está realmente dizendo e não o que você supõe que ele vai dizer. Procure entender o que está sendo dito, ao invés de se colocar na defensiva e se concentrar na resposta que dará. Em dúvida, faça perguntas para esclarecer.
  2. Mente aberta. Isto significa ser receptivo a novas idéias e diferentes opiniões. Freqüentemente, há mais de uma maneira de fazer algo e outras pessoas podem ter um ponto de vista completamente diferente sobre um assunto. Você pode aprender algo de valioso.
  3. Identifique os critérios. Desentendimentos surgem devido a diferenças de critérios. Se não há concordância nos critérios, não pode haver concordância no julgamento. Assim, a primeira coisa a fazer é identificar os critérios que estão sendo usados para avaliar seu trabalho. São critérios válidos? Se positivo, os avaliadores estão certos sobre se seu trabalho atende ou não a esses critérios? Se você julga que os critérios usados não são válidos, é imprescindível conversar inicialmente com os avaliadores sobre os critérios a serem usados e procurar um consenso.
  4. Reflita e decida o que fazer. Avalie honesta e objetivamente o valor do feedback, as conseqüências de usá-lo ou ignorá-lo. A escolha é sua. Se você discorda do feedback, considere pedir as opiniões de outras pessoas.
  5. Faça o follow up. Há muitas maneiras de agir após o recebimento de um feedback. Algumas vezes, simplesmente implementar as sugestões recebidas. Em outras situações, você pode querer marcar uma nova reunião para discutir o feedback ou submeter uma versão modificada de seu trabalho.

Qualquer que seja o resultado final, e quer você concorde ou não com o julgamento, o feedback sempre nos oferece uma oportunidade de reflexão e aprendizado sobre o fruto de nosso trabalho, bem como sobre nossas atitudes e métodos. Mesmo você tendo total convicção sobre os méritos de seu trabalho, as opiniões contrárias de outras pessoas revelam falhas na comunicação das vantagens, benefícios e viabilidade de suas idéias. Mostram ainda que você pode estar ignorando aspectos subjetivos e emocionais, bem como perspectivas e valores distintos dos seus. O mundo costuma ser bem mais complexo do que nossa mesa ou bancada de trabalho.

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Solução criativa de problemas – Parte 4

setembro 9, 2007

SCP - Parte 4O Pensamento Inventivo Sistematizado

Desde os meados do século passado, se desenvolveu uma corrente de pensamento criativo que se fundamenta na identificação e sistematização de princípios inventivos que estão presentes, de forma isolada ou combinada, em todas as invenções ou inovações. O processo criativo consiste em identificar os princípios inventivos que podem ser aplicados a um problema específico, gerar uma solução genérica e adaptá-la ao problema real. Os princípios inventivos funcionam como direcionadores do processo de geração de idéias.

O Pensamento Inventivo Sistematizado começou a ser desenvolvido durante os anos 50, pelo engenheiro e inventor Genrich S. Altshuller, na extinta União Soviética. Altshuller estudou patentes de diferentes áreas, com o objetivo de buscar alternativas mais eficazes aos métodos de solução criativa de problemas tradicionais, especialmente os métodos intuitivos, como Brainstorming e similares.

Nas suas pesquisas, Altshuller procurou na literatura existente alguma espécie de método para inventar, que ele acreditava existir. Para sua decepção, ele não encontrou nenhuma pista sobre tal método e concluiu que ele mesmo teria que desenvolvê-lo. Após o estudo de mais de 200.000 mil invenções, ele chegou à sua mais importante conclusão: Uma invenção é a remoção de uma contradição técnica com a ajuda de certos princípios. Para desenvolver um método de invenção, ele concluiu, deve-se analisar um grande número de invenções, identificar as contradições presentes e formular os princípios que os inventores usaram para remoção das contradições.

Um bom exemplo de contradição técnica pode ser encontrado na informática: quanto mais fácil o acesso a um sistema, menor a sua segurança. A criatividade está em conseguir a facilidade de acesso com uma maior segurança. O telefone celular é um bom exemplo de remoção de contradições técnicas: suas dimensões têm diminuído apesar da agregação de novas funções, como fotografia, GPS, MP3, etc.

Princípios Inventivos

Altshuller identificou 40 Princípios Inventivos, listados no quadro a seguir, e também concluiu que os princípios de um ramo de atividades, como mecânica ou transporte, podem ser aplicados em outros setores distintos como hotelaria, construção, etc. Destas conclusões, Altshuller desenvolveu a metodologia TRIZ (do russo Teoryia Reshenyia Izobretatelskikh Zadach), que podemos traduzir por Teoria de Solução Inventiva de Problemas.

Triz - Principios inventivos

Alguns exemplos para ilustrar o significado e aplicação dos Princípios Inventivos:

  • O princípio da Segmentação (1) significa dividir um objeto em partes independentes; tornar um objeto facilmente desmontável; aumentar o grau de fragmentação ou segmentação. Exemplos: substituição de um grande computador central (mainframe) por computadores pessoais, móveis modulados, divisão de grandes cargas em containeres.
  • O princípio da Universalização (6) significa fazer com que uma parte ou objeto desempenhe múltiplas funções; eliminar a necessidade de outras partes. Exemplo: celular com funções de telefone, fotografia, tocador de MP3, conexão com a Internet, GPS e rádio comunicador.
  • O princípio da Ação Periódica (19) significa substituir uma ação contínua por uma ação periódica ou intermitente. Exemplo: irrigar um jardim com um fluxo contínuo de água pode erodir o solo. Um sprinkler elimina o problema.

A descrição destes princípios pode ser encontrada na internet a partir da pesquisa pelo termo TRIZ. Uma boa fonte de informações é o TRIZ Journal ( http://www.triz-journal.com/ ).

TRIZ – Teoria de Solução Inventiva de Problemas

TRIZ é uma metodologia, um conjunto de ferramentas e uma base de conhecimentos para gerar idéias inovadoras e para a solução criativa de problemas. Desde sua formulação em meados do século 20, a TRIZ evoluiu incorporando vários conceitos e ferramentas usadas para apoiar os inventores e solucionadores de problemas. Suas ferramentas têm sido usadas tanto na engenharia, como em outros campos técnicos e não técnicos. Não é propósito deste artigo abordar todas estas ferramentas. Limitar-nos-emos ao Método dos Princípios Inventivos.

Método dos Princípios Inventivos (MPI)

O MPI foi idealizado por Altshuller e é o mais difundido dos métodos da TRIZ. Os Princípios Inventivos são heurísticas, ou sugestões de possíveis soluções para um determinado problema. A forma mais simples de utilização dos Princípios Inventivos é o uso direto, que consiste em simples análise de cada um dos princípios e a tentativa de aplicá-los para a melhoria do sistema estudado.

A abordagem do MPI tem por base que muitos dos problemas que encontramos já foram resolvidos num sentido genérico. Considera que há um número limitado de princípios inventivos e, conseqüentemente, o foco da solução do problema é formular corretamente o problema e usar um mais dos princípios inventivos já catalogados para resolvê-lo. A figura a seguir ilustra este processo.

TRIZ - Método dos Principios InventivosTRIZ - Método dos Principios InventivosTRIZ - Método dos Principios Inventivos

Um problema específico é expresso de forma genérica. Em seguida, procura-se uma solução genérica a partir da aplicação de um mais dos 40 Princípios Inventivos. A solução genérica escolhida é trabalhada para se obter uma solução específica para o problema real. Exemplo:

  • Problema específico: dificuldade em obter o fluxo e a temperatura ideais da áqua na torneira. Controlar a temperatura envolve aumentar ou reduzir o fluxo de água, e vice-versa.
  • Problema genérico: controle independente de fluxo e temperatura.
  • Solução genérica: combinar os princípios de Consolidação e Segmentação
  • Solução específica: consolidar os dois registros (água quente e água fria) num único. Separar o controle de fluxo da água (movimento vertical) do controle de temperatura (movimento circular).

TRIZ - Método dos Principios Inventivos

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setembro 1, 2007

Selo SCP3SCP – Solução Criativa de Problemas

SCP é um conjunto de processos para analisar e solucionar problemas, identificar e vencer desafios e estabelecer e realizar objetivos. O uso do SCP possibilita a indivíduos e organizações serem criativos e inovadores na resolução de problemas e no tratamento de novas oportunidades de negócios. Nota: não confundir o nome desta metodologia com o título desta série de artigos.

O SCP é constituído de 3 estágios (definição do problema, solução do problema e implementação da solução), divididos em 6 passos:

1. Reconhecimento do problema
2. Obtenção de dados
3. Formulação do problema
4. Geração de idéias
5. Desenvolvimento da solução
6. Implementação da solução

Estes seis passos guiam o processo criativo. O SCP define o que fazer, passo a passo, para produzir uma ou mais soluções criativas e práticas. Cada passo é formado de duas fases:

Pensamento divergente: fase de geração de muitas opções e possibilidades que, conforme o estágio, podem ser dados, definições do problema, idéias, critérios de avaliação ou estratégias de implementação. É uma fase de liberdade para imaginar, em que o julgamento é suspenso.

Pensamento convergente: fase para avaliar e fazer escolhas entre as várias opções e possibilidades imaginadas na fase divergente. Nesta fase se faz a seleção dos dados mais relevantes, das idéias mais promissoras, dos critérios e estratégias mais adequadas e viáveis.

Solução criativa de problemas

Passo 1 – Identificação do problema

O processo se inicia com o reconhecimento de uma situação problemática, um desafio a enfrentar ou algum resultado insatisfatório. A seguir se elabora uma descrição preliminar do problema, que pode não ser necessariamente a melhor ou a mais precisa descrição do desafio. Geralmente esta descrição inicial costuma ser incompleta, mau definida e complexa. Usualmente, esta descrição inicial parte da pessoa responsável pela unidade onde o problema ocorre, o “dono” do problema.

Passo 2 – Obtenção de dados

Este passo é a ponte entre o reconhecimento do problema e sua clara definição. Na fase divergente, deve-se explorar todas as possíveis fontes de informação sobre a situação problemática: registros; relatórios, notícias, artigos, opiniões dos trabalhadores, gerentes, clientes e fornecedores, etc.

Terminada a fase de prospecção de dados, parte-se para a seleção dos dados realmente relevantes que serão analisados no passo seguinte.

Passo 3 – Formulação do problema

Este passo é a conexão entre a obtenção de dados e a geração de possíveis soluções. Tendo uma boa idéia dos fatos relevantes, neste passo se procura aperfeiçoar a definição inicial do problema formulada no passo 1. Isto pode parecer simples, mas não é; a maior causa de fracassos na solução de problemas é a falha em definir claramente o problema real a ser resolvido. Muitas vezes a definição inicial resulta de uma visão limitada ou deturpada da situação, ou mesmo a confusão entre o problema real e seus sintomas. Questionar a definição inicial é um importante passo e os dados obtidos na etapa anterior o ajudarão a definir adequadamente o problema real.

Passo 4 – Geração de idéias

Assim que o problema esteja claramente definido, uma grande quantidade de possíveis soluções pode ser gerada, usando-se técnicas de criatividade previamente selecionadas. Nesta etapa, com a ajuda de ferramentas de criatividade mais apropriadas à situação, a mente trabalha livremente para gerar idéias que serão avaliadas, comparadas, melhoradas ou combinadas na etapa seguinte.

Passo 5 – Desenvolvimento da solução

Se o passo anterior se caracteriza pelo pensamento divergente, este passo é dominado pelo pensamento convergente, em que as idéias geradas são avaliadas segundo critérios previamente definidos para comparar os benefícios, custos, prazos e aspectos organizacionais, humanos, políticos, etc. Desta etapa nasce uma recomendação de ação específica para resolver o problema.

Passo 6 – Implementação da solução

Neste passo, um plano de ação é criado, identificando o que será feito, por quem, quando, onde e como. Este plano deve ser apresentado e explicado a todas as pessoas envolvidas na sua implementação, bem como as que serão afetadas pelas mudanças.

Este é o momento de colocar em ação toda sua capacidade de persuasão e suas habilidades de lidar com indiferença, desconfiança, argumentos infundados e objeções sinceras.

Instrumentos de monitoramento são definidos para avaliação dos resultados obtidos e da eficácia do plano de ação, bem como para identificação de eventuais medidas corretivas.

No próximo artigo abordarmos o PIS – Pensamento Inventivo Sistematizado.

Artigos relacionados:

Solução criativa de problemas – parte 1

Solução criativa de problemas – parte 2

Solução criativa de problemas – parte 4

Problemas: a solução criativa começa pela definição correta

Regras para a solução criativa de problemas

Ferramentas de criatividade

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Solução criativa de problemas – Parte 2

agosto 23, 2007

Selo SCP 2Por que uma metodologia para solução de problemas?

Na solução de problemas, de alguma forma, as pessoas seguem intuitivamente, um caminho na procura da solução. Contudo, na sua maior parte elas não têm consciência da seqüência dos passos dados. Muitas vezes, o processo se mostra confuso, demorado, custoso e pouco eficiente. O aprendizado é praticamente nulo e cada problema é um problema totalmente novo, mesmo que seja a centésima repetição da mesma situação. A ausência de uma metodologia torna muito difícil replicar os processos bem sucedidos e desenvolver as habilidades na solução de problemas.

A primeira coisa que um método de solução de problema deve nos dar é uma seqüência definida de passos a serem seguidos na procura de soluções. Isto pode incluir: a definição do problema, a coleta e análise de informações, identificação das causas do problema, a geração de soluções, a avaliação das soluções, a seleção de uma solução e sua implementação.

Foram desenvolvidos vários métodos e ferramentas para ajudar as pessoas a se tornarem mais eficazes na solução de problemas. Mais especificamente, métodos de solução criativa de problemas foram desenvolvidos para ajudar indivíduos e grupos quando se requer soluções originais. Estes métodos fornecem princípios, diretrizes e ferramentas que ajudam a organizar o raciocínio e a apoiar e orientar a geração, avaliação, seleção e implementação de novas idéias.

Os dois principais métodos de solução criativa de problemas

Vários métodos de solução criativa de problemas foram desenvolvidos nos últimos 50 anos. Nesta série abordaremos as duas principais escolas:

Solução Criativa de Problemas – SCP: baseia-se em modelo introduzido há mais de 50 anos por Alex Osborn, criador do Brainstorming, e Sidney Parnes. Este é o método mais usado, apresentando algumas variantes em torno do modelo original, constituído de três estágios: definição do problema, geração de soluções e implementação da solução escolhida. A estratégia deste modelo é obter uma clara e precisa definição do problema e gerar várias opções de soluções.

Pensamento Inventivo Sistematizado – PIS: este modelo se baseia em técnicas que utilizam a base de conhecimentos derivada das experiências inovadoras em diversos campos da atividade humana. Seus fundamentos são os princípios inventivos identificados pelo engenheiro russo Genrich Altshuller mediante o exame de mais de duzentas mil patentes de inventos. Através destes princípios, o pensamento criativo pode seguir as trilhas já percorridas por milhares de inventores e solucionadores de problemas e se inspirar nas suas idéias para solução de problemas similares. A estratégia básica deste modelo é utilizar os princípios inventivos para adaptar soluções genéricas existentes a um problema específico.

Na sua origem, as técnicas do PIS foram criadas para apoiar a solução de problemas técnicos mais complexos, especialmente no desenvolvimento de novos produtos, sistemas e tecnologias. Nos últimos anos, vimos a ampliação da aplicação destas técnicas na solução de problemas organizacionais, sociais e ambientais.

Como veremos, há muitas diferenças entre as duas escolas, SCP e PIS. No meu entendimento, a diferença mais significativa está nos conhecimentos aplicados na análise e solução do problema. Na metodologia do SCP, os conhecimentos trazidos para a mesa de trabalho são aqueles das pessoas que participam do projeto, resultantes de suas especialidades, talentos e experiências. Na metodologia do PIS, mediante o uso de princípios e algoritmos apropriados, são ainda agregados os conhecimentos e idéias aplicadas na solução de problemas análogos. De uma certa forma, é como trazer para a mesa de trabalho outras pessoas que já enfrentaram desafios semelhantes.

No próximo artigo estudaremos o método SCP – Solução Criativa de Problemas.

Artigos relacionados:

Solução criativa de problemas – Parte 1

Solução criativa de problemas – Parte 3

Solução criativa de problemas – Parte 4

Problemas: a solução criativa começa pela definição correta

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Solução criativa de problemas – Parte 1

agosto 18, 2007

Selo SCP1No âmbito pessoal, seja em casa ou no trabalho, somos confrontados diariamente por desafios que precisam ser enfrentados. Estes desafios podem ser problemas que nos causam prejuízos ou aborrecimentos, ou uma oportunidade que nos oferece a chance de fazer algo novo e diferente. Alguns destes desafios são simples, mas outros requerem soluções originais e inovadoras.

No âmbito social, a trajetória da humanidade é uma sucessão de desafios cada vez mais complexos e de soluções cada vez mais efêmeras. A solução de um desafio traz outros desafios, cujas soluções trazem novos desafios, formando uma cadeia ininterrupta de problemas a serem resolvidos. A habilidade de resolver problemas se tornou crítica, tanto no nível individual, quanto no nível organizacional e social.

Esta série é uma introdução ao conceito e técnicas de solução criativa de problemas. Nos artigos desta série abordaremos os métodos e ferramentas da solução criativa de problemas e como podem ser aplicados aos mais variados tipos de desafios e situações.

A série é formada por 4 artigos:

1. Introdução à solução criativa de problemas
2. Os dois principais métodos de solução criativa de problemas
3. Introdução ao SCP – Solução Criativa de Problemas
4. Introdução ao PIS – Pensamento Inventivo Sistematizado

Os artigos apresentam uma visão geral da solução criativa e de suas principais técnicas.
Os textos trazem referências e links que permitem o acesso à descrição detalhada das ferramentas e suas aplicações.

Problema: definição e categorias

Um problema pode ser definido como:

  • Uma discrepância entre o resultado esperado (objetivo, padrão, norma, etc.) e o resultado realmente obtido, suficientemente importante para exigir uma ação corretiva.
  • Um obstáculo, no sentido de que se não for removido, o objetivo não será atingido.
  • O mesmo que conflito, gargalo, defeito, falha, atraso, insatisfação, desperdício e tudo o mais que nos causa dissabores, sofrimentos e prejuízos.

Pensando de forma positiva, um problema não resolvido fornece oportunidades de se criar algo novo e original e de se diferenciar dos competidores.

Num nível bem amplo, os problemas podem ser classificados em duas categorias:

1. Problemas bem estruturados: são problemas claramente definidos, e cujas causas podem ser identificadas pela análise dos dados disponíveis. Na maioria das vezes, a solução decorre da formulação do problema e da análise sistematizada dos dados coletados. Normalmente, se a definição do problema e a análise dos dados forem bem feitas, a solução torna-se óbvia. Exemplos: uma torneira com vazamentos; erros na entrega de uma mercadoria; presença de impurezas na preparação de alimentos.

2. Problemas mal estruturados: estes problemas são ambíguos, sem uma definição muito clara dos caminhos a seguir para sua resolução e podem ter várias soluções com diferentes graus de eficácia. São problemas que requerem uma abordagem especulativa e a exploração de idéias sob diversas perspectivas. Exemplos deste tipo de problema: Como melhorar os serviços aos clientes? Como aumentar as receitas com meu blog? Como enfrentar a concorrência estrangeira? Como reduzir a poluição ambiental?

A solução criativa de problemas é mais apropriada para a resolução dos problemas do segundo grupo ou em qualquer situação onde se procura idéias novas e originais para se chegar ao resultado desejado.

Os 3 passos para solução de problemas

Qualquer que seja a natureza e complexidade do problema, sua solução efetiva se fundamenta em 3 estágios:

Definição do problema: uma descrição clara do que está ocorrendo e precisa ser solucionado. Obtenção de informações relevantes sobre o problema e suas prováveis causas.
Solução do problema: geração de idéias para neutralização das causas e seleção da idéia mais apropriada.
Implementação da solução: planejamento e execução das medidas para solucionar o problema.

Há diversas estratégias para a realização destes três estágios. No próximo artigo faremos a comparação entre os dois principais métodos de solução criativa de problemas.

Artigos relacionados:

Solução criativa de problemas Parte 2

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Solução criativa de problemas Parte 4

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